Administratief Medewerker Transport

Bedrijfsomschrijving
Dick Vijn Logistiek is een toonaangevende logistieke onderneming met een uitstekende reputatie in de transportindustrie. Hun transportafdeling vormt de ruggengraat van het bedrijf en staat bekend om zijn efficiënte en betrouwbare levering van goederen, zowel nationaal als internationaal.

Met een modern wagenpark, dat voldoet aan de hoogste normen op het gebied van veiligheid en milieuvriendelijkheid, streven ze ernaar om op tijd en met zorg goederen te leveren. Hun ervaren chauffeurs zijn getraind om met diverse ladingen om te gaan, van gevoelige goederen tot zware vrachten, en zorgen ervoor dat elke levering met de grootste precisie wordt uitgevoerd.

Ze begrijpen dat elke klant unieke behoeften heeft, daarom bieden ze op maat gemaakte transportoplossingen die aansluiten bij de specifieke eisen van elke klant. Hun toegewijde team van logistieke professionals staat altijd klaar om te luisteren, te adviseren en efficiënte transportoplossingen te bieden die bijdragen aan het succes van hun klanten.

Functieomschrijving
Dick Vijn Logistiek is op zoek naar een administratief medewerk(st)er ter versterking van hun transportafdeling.

Inhoud van de functie:

- Het verwerken van vrachtbrieven, die zowel fysiek als digitaal worden ingeleverd. In principe is de papierenstroom gedigitaliseerd. Het nakijken van de correctheid en leesbaarheid is een groot onderdeel van jouw werkzaamheden. Tevens dienen de vrachtbrieven dagelijks helemaal compleet te zijn, van de voorgaande dag. Zijn ze er niet? Dan neem jij contact op met de transporteurs om dit in orde te maken;
- Dagelijks controleren van correctheid prestaties- en kostenkant in het TMS-systeem. Het is belangrijk dat dit dagelijks in orde is, zodat de financiële administratie altijd tijdig kan factureren;
- Dagelijkse controle of de geregistreerde uren en kilometers- en hiermee hetgeen dat wordt gefactureerd en belast- overeenkomen met hetgeen wat de klant heeft geregistreerd. Dit gaat middels Excel bestanden, enige kennis van Excel is hierom zeker gewenst! Tevens zorg je dat dit dagelijks van de voorgaande dag overeenkomt, zodat de deadline wekelijks keurig wordt behaald;
- Op dinsdag sturen ze de facturatie overzichten naar alle charters, dit is direct te exporteren vanuit hun TMS-systeem. Natuurlijk erg belangrijk dat dit tijdig en helemaal correct wordt verstuurd, zodat de charters dit wekelijks zonder veel moeite aan hun kunnen factureren;
- Naast deze vaste taken, gaat de e-mailbox van de transportplanning altijd door, hierom help jij met het invoeren van orders die per e-mail binnenkomen. Je zet deze in het TMS-systeem, zodat de transportplanners deze kunnen inplannen;
- Het is van belang dat de palletadministratie goed wordt bijgehouden. Dit houd je (dagelijks) bij in het TMS-systeem, zodat zij altijd een accuraat beeld hebben van de standen;
- Op termijn kan je de transportplanning ook helpen met het opnemen van de telefoon en het beantwoorden van simpele vragen. Zo ondersteun je het team nog meer;
- Ondersteuning op gebied van aanvragen verlof, aanvragen chauffeurs, opvragen documenten bij incompleetheid schade bijvoorbeeld, ondersteuning andere afdelingen administratief bij verlof.

Tevens liggen er mooie uitdagingen tot verbeteringen omtrent het automatiseren van gegevensstromen naar hun TMS-systeem. Hier vertellen ze je graag meer over, maar houd je van een leuke uitdaging? Dan hebben ze die zeker voor je!

Denk je ook mee aan hoe ze deze administratieve processen nog beter kunnen inrichten, super. Dick Vijn houdt van collega's die meedenken, zodat ze continue van elkaar blijven leren!

Functie-eisen
- Jij hebt enkele jaren ervaring in de functie administratief medewerker of bent starter die graag de kneepjes van het vak wilt leren;
- Ervaring met het werken met Excell is een pré;
- Kennis van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift;
- Stressbestendigheid, Organisatorisch en een multitakser;
- Eigen vervoer om naar de standplaats Zwaagdijk (max 30 km) te kunnen komen.

Arbeidsvoorwaarden
- Een contract in loondienst bij Dick Vijn Transport, met uitzicht op vast dienstverband;
- Een gezellig team van collega's;
- Goede arbeidsomstandigheden en een marktconform salaris;
- Groot diversiteit aan werkzaamheden;
- Doorgroeimogelijkheden;
- Opleidingsmogelijkheden;
- Werken bij een sociaal- en persoonlijk bedrijf.