Officemanager gezocht voor Incluzio Sociale Basis

Houd jij van ontzorgen en ben je sterk in plannen en organiseren? Lees dan snel verder, want wij zoeken een Officemanager in Venlo.

Functieomschrijving

Bij de teams van Incluzio Sociale Basis kunnen alle bewoners terecht voor begeleiding, ondersteuning en informatie en advies over wonen, werken, welzijn en zorg. De teams van Sociale Basis zijn aanwezig in de stadsdelen en kernen van de gemeente Venlo en begeleiden inwoners verder met bijvoorbeeld geldzaken, mantelzorg, initiatieven in de wijk, zorg voor elkaar, gezond leven, eenzaamheid en de toekomst als jongeren bijvoorbeeld vroegtijdig de school verlaten. Wij zijn actief in Venlo en zoeken momenteel een Officemanager.

Als Officemanager ondersteun jij de directeur met onder andere het agendabeheer en andere dagdagelijkse werkzaamheden. Zo plan en organiseer je vergaderingen en bijeenkomsten, plan je afspraken in, regel je lunches of bloemetjes en notuleer je bij vergaderingen. Je vindt het daarnaast leuk om dingen uit te zoeken en ook voor MS Teams, Onedrive en andere software draai jij je hand niet om. Incluzio staat in toenemende mate open om bijvoorbeeld met AI toepassingen de werkzaamheden van de Officemanager en andere collega's verder te ontwikkelen.

Naast je management ondersteunende taken ben je ook verantwoordelijk voor de coördinatie van een aantal staffunctionarissen. Daarnaast voer je licht administratieve werkzaamheden uit. Zo stel je brieven op, beheer je waar nodig de telefoon en ondersteun je collega's.

Je vindt het heerlijk om te ontzorgen en houdt makkelijk overzicht in hoofd- en bijzaken, ondanks de complexe omgeving waarin je werkt. Ook snap je de vertrouwelijkheid en politiek binnen de functie en jouw werkomgeving.

Kort samengevat ben je dus verantwoordelijk voor het:

• beheren van de agenda's van de directeur van Incluzio Sociale Basis;

• plannen en organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, zowel in- als extern;

• coördineren van receptie en coördineren ondersteuner ICT apparatuur  

• samenwerken met verschillende afdelingen binnen Incluzio om de werkzaamheden te stroomlijnen;

• controleren van deadlines en hier tijdig op rappelleren;

• notuleren en verwerken van de notulen van vergaderingen;

• oppakken van dagdagelijkse werkzaamheden, zoals het of het versturen van een bloemetje.

Wat je krijgt

Wij bieden je een uitdagende en zelfstandige functie in een dynamisch, sociale en groeiende organisatie. Je vindt bij ons een warme, informele sfeer met tal van mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling. 

Daarnaast bieden wij je:

• een salaris afhankelijk van opleiding en ervaring in schaal 7 van de CAO  Sociaal werk, officemanager A (tussen de €3.026,- en € 4.523,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek;

• een jaarcontract voor 32 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband;

• een individueel keuzebudget van bijna 19% inclusief eindejaarsuitkering;

• een telefoon en laptop om je werk goed uit te kunnen voeren.

Wie je bent

Je bent een persoon die stevig in zijn of haar schoenen staat en van aanpakken weet. Je kunt daarnaast goed zelfstandig werken, maar gaat een dosis teamwork ook niet uit de weg. Uiteraard werk je erg secuur en ben je integer.

Daarnaast beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau en minimaal een afgeronde MBO 3/4 opleiding;

• minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;

• uitstekende communicatieve vaardigheden in woord geschrift;

• een proactieve en flexibele instelling.