Managementassistent

Heb jij ervaring als managementassistent, heb je uitstekende digitale vaardigheden in Microsoft Office en wil jij werken in het hartje van Delft? Lees dan snel verder!

Over de opdrachtgever

Nederland en water zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Maar sterke dijken, schone sloten en zuiver water zijn belangrijke eisen voor een veilige omgeving. Bij deze opdrachtgever nemen ze de zorg voor het water op zich. De opdrachtgever heeft hierin een belangrijke maatschappelijke taak: ze zorgen voor droge voeten en schoon water in een dichtbevolkt en intensief gebruikt stukje Nederland. Bij de organisatie heb je werk dat ertoe doet. Hier draag je echt iets bij aan de omgeving en geef je tegelijkertijd je carrière een boost. Dus: waarom kiezen? Kies voor jezelf én de wereld om je heen.

Wat ga je doen?

Als Managementassistent ben je er verantwoordelijk voor dat het management van jouw afdeling(en) zich kan richten op de inhoud van hun werk. Dat doe je door een diversiteit aan secretariële werkzaamheden voor afdelingsmanagers/programmamanagers/assetmanagers te verzorgen. De agenda van degene die je ondersteunt, bepaalt jouw dag. Je kijkt altijd vooruit en beperkt je niet tot je eigen werkpakket. Je snapt op hoofdlijnen wat er speelt, weet daardoor wat prioriteit heeft en gaat doortastend en proactief te werk. Als managementassistent bij deze organisatie werk je veel samen met de andere managementassistenten en zorgen jullie samen voor een optimale dienstverlening.

Onder jouw taken en verantwoordelijkheden vallen onder andere:

• Brede secretariële ondersteuning van afdelingsmanagers en/of programmamanagers en/of assetmanagers.

• Agendabeheer: plannen van (complexe) afspraken en de logistiek daaromheen zoals het controleren van vergaderstukken op volledigheid en juistheid en deze in het administratiesysteem plaatsen.

• Het organiseren van faciliteiten via het zelfserviceportaal bij in- en externe overleggen en werkbezoeken. Dit varieert van het regelen van lunches, catering tot vervoer.

• Verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden; Op het gebied van inkoop; bestelaanvragen doen, inkoopdossier en opdrachtbrieven maken en offertes opvragen. Op het gebied van HRM; In-, door en uitstroom medewerkers/inhuur opvoeren in HRM-systeem (ADP)

• Verslaglegging van overleggen waarbij je de actiepunten monitort en zorgdraagt voor de samenstelling en voorbereiding van de vergaderstukken.

• Samenwerken met collega's aan de optimalisatie van een excellente gastvrije dienstverlening.

De afdeling waar je komt te werken:

Als Managementassistent maak je onderdeel uit van de afdeling Facilitaire Zaken en Ondersteuning (FZO). Vanuit deze afdeling werk je voor één of meerdere afdelingsmanagers, programmanagers of assetmanagers. Naast jou zijn er nog 14 managementassistenten werkzaam binnen FZO. De sfeer kenmerkt zich als open en collegiaal met een ambitie tot verdere professionalisering. Als afdeling staan jullie voor een zorgvuldige, integere en optimale dienstverlening.

Wat wij jou bieden:

• Deze functie is ingedeeld in schaal 7 van de CAO Werken voor Waterschappen en kent een salaris minimaal € 2826 en maximaal € 3637 per maand op basis van 36 uur per week.

• Het betreft een fulltime functie van 36 uur per week (1,0 fte).

• Ze werken hybride; je werkt deels uit huis en deels vanuit de prachtige locatie in hartje Delft!

• Mogelijkheid om je uren flexibel in te delen: ze vinden de werk-privé balans erg belangrijk!

• Een dagelijkse thuiswerkvergoeding van € 3,-.

• Een vast contactpersoon vanuit Actief Werkt! die jou helpt met al je vragen.

• Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling

Wat vragen wij van je:

Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor een afdelings- of programma- of assetmanager. Je bent servicegericht, zorgvuldig en representatief. Je bent doortastend en als het druk wordt weet je het overzicht te behouden. Je kunt de urgentie van inkomende vragen en verzoeken inschatten en afspraken op tijd en volgens de wensen realiseren.

Naast deze kwaliteiten beschik je over het volgende aan kennis en ervaring:

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie.

• Je hebt uitstekende digitale vaardigheden in o.a.: MS Office, MS Teams.

• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

Interesse?