Beroepsbeeld
Je bent als directiesecretaresse/managementassistent de schakel tussen de leidinggevenden, de rest van de organisatie en de buitenwereld. Je ontvangt en verdeelt de post, je verwerkt binnenkomende e-mails en zorgt voor de afhandeling van mailings en offertes. Je beantwoordt telefoonoproepen en schakelt het gesprek indien nodig door naar een leidinggevende.
Verder voer je allerlei administratieve werkzaamheden uit. Afhankelijk van de organisatie waar je werkt, word je bijvoorbeeld gevraagd om het archief actueel te houden, de website te onderhouden of om verlofaanvragen van medewerkers te verwerken. Je ontvangt ook bezoekers en meldt hen aan bij de persoon met wie ze een afspraak hebben.
Als directiesecretaresse/managementassistent voer je ook diverse taken uit op het gebied van planning en organisatie. Je houdt de agenda's van de leidinggevenden bij. Als er een vergadering of bespreking moet plaatsvinden, raadpleeg je de agenda's van de betrokkenen en stel jij het tijdstip voor waarop de vergadering kan plaatsvinden. Je zorgt bovendien voor de reservering van een vergaderruimte. In het geval dat een leidinggevende een zakenreis moet maken, regel jij de reisdocumenten en de boeking van een hotelkamer.
Men kan je ook vragen om financieel-administratief werk uit te voeren, bijvoorbeeld leveringscontracten en offertes van leveranciers beoordelen.
Beroepseisen
Als directiesecretaresse/managementassistent moet je beschikken over goede sociale en communicatieve vaardigheden. Je spreekt uitstekend Nederlands, maar beheerst ook een aantal moderne vreemde talen. Je werkt vaak met vertrouwelijke informatie, waar je discreet mee moet omgaan. Omdat je vaak bijeenkomsten en vergaderingen moet plannen, moet je beschikken over het nodige organisatietalent. De gangbare softwarepakketten voor tekst- en gegevensverwerking kennen geen geheimen voor jou.
Werkomstandigheden
Als directiesecretaresse/managementassistent kun je werken voor de meest uiteenlopende bedrijven en organisaties, om de directie bij te staan met administratieve taken.
