Doel van de functieDe kantoormedewerker ondersteunt de organisatie bij administratieve, organisatorische en communicatieve werkzaamheden. Deze functie zorgt voor een vlotte informatie-uitwisseling tussen kantoor, projecten en externe partijen, zodat bouwprojecten efficiënt kunnen verlopen.
Kernactiviteiten & Verantwoordelijkheden
1. Administratieve ondersteuning
Verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie (e-mail, post, telefoon).
Opstellen en bijhouden van offertes, werkbonnen, orderbevestigingen en contracten.
Digitaal archiveren van documenten en projectdossiers.
Bijhouden van urenregistratie en projectadministratie.
2. Projectondersteuning
Ondersteunen van projectleiders bij planning, documentatie en rapportages.
Controleren en verwerken van leveringbonnen en materiaalbestellingen.
Coördineren van afspraken en overlegmomenten met uitvoerders, leveranciers en onderaannemers.
3. Financiële administratie (basis)
Inboeken en controleren van facturen.
Voorbereiden van facturatie en nacalculatie.
Bijhouden van budgetten en eenvoudige financiële overzichten.
4. Klantencontact & communicatie
Eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en onderaannemers.
Afhandelen van telefoonverkeer en e-mail.
Verzorgen van informatievoorziening naar betrokken partijen.
5. Kantoororganisatie
Voorraadbeheer van kantoor- en bouwmaterialen (basis).
Ondersteunen bij interne processen zoals veiligheid, kwaliteitsdocumentatie en certificeringen (bijv. VCA, ISO).
Zorgen voor een representatieve en goed georganiseerde kantooromgeving.