Met jouw scherpe blik, organisatorisch talent en uitstekende verslaglegging ondersteun je het afdelingshoofd en collega's bij hun dagelijkse werkzaamheden. Een functie voor iemand die energie krijgt van structureren, ontzorgen en overzicht creëren.Wanneer deze functie niet wordt ingevuld, stagneert de informatievoorziening, raken agenda's overvol en ontbreekt een betrouwbare vastlegging van belangrijke overleggen. Jij zorgt ervoor dat afspraken helder worden vastgelegd, communicatie zorgvuldig verloopt en processen georganiseerd blijven. Dankzij jouw inzet kunnen collega's zich richten op hun inhoudelijke werkzaamheden.
Jouw belangrijkste taken als secretarieel medewerker zijn het verzorgen van nauwkeurige verslaglegging en het bieden van brede secretariële en organisatorische ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor:
- Het notuleren bij diverse overleggen, zoals afdelings-, cluster-, wethouders- en coördinatieoverleggen, en je zorgt voor een duidelijke en tijdige verslaglegging.
- Het beheren van de agenda van het afdelingshoofd en het bewaken van afspraken en prioriteiten.
- Het behandelen van het telefoonverkeer en fungeren als eerste aanspreekpunt.
- Het verrichten van organisatorische werkzaamheden voor beurzen en netwerkbijeenkomsten.
Over de opdrachtgever
De Gemeente Middelburg is een ambitieuze gemeente. De organisatie ontwikkelt zich voortdurend. Inwoners, bedrijven en bezoekers staan hierbij centraal. Om ambities te realiseren, werkt de gemeente met enthousiaste collega's in een informele en professionele sfeer en is samenwerken een van onze kerncompetenties. Een grote mate van eigen verantwoordelijkheid is daarbij vanzelfsprekend. Hierbij wordt uiteraard klantgericht gedacht en gewerkt.
Wat wij jou bieden:
Je werkt 36 uur per week in een betekenisvolle functie binnen de publieke sector. Je krijgt ruimte om te groeien en werkt met collega's die je waarderen en ondersteunen. Zo kan jij rekenen op:
- Een salaris tussen € 2.524,00 en € 3.534,00 bruto per maand (schaal 5, CAO Gemeenten).
- Een opdracht voor minimaal 6 maanden met kans op verlenging.
- 28 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
- 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 7,55%.
- Reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer (vanaf 5 km enkele reis).
- Wekelijkse of vier-wekelijkse uitbetaling, naar jouw voorkeur.
Wat vragen wij van je:
In deze rol werk je gestructureerd, denk je vooruit en zorg je ervoor dat projectteams altijd weten waar ze aan toe zijn. Je communiceert duidelijk, houdt overzicht en streeft naar het beste resultaat voor ieder project. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en verliest de menselijke kant nooit uit het oog. Verder breng je mee:
- Ervaring als (project)secretaresse, met ruime ervaring in notuleren.
- Minimaal MBO4-werk- en denkniveau.
- Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
- Organisatorisch talent voor plannen, coördineren en regelen van bijeenkomsten van A tot Z.
- Een praktische, no-nonsense instelling en oplossingsgericht denken.
Interesse?
Draag jij graag bij aan de ondersteuning binnen het team? Dan zien wij jouw sollicitatie graag tegemoet! Heb je vragen over de functie of procedure? Neem dan contact met ons op via [klik hier voor het telefoonnummer] of via [stuur een e-mail].