Als secretaresse ben je de organisatorische spil binnen het secretariaat. Samen met twee collega's ondersteun je zeven managers en help je bij de organisatie van bijeenkomsten voor verschillende programma's binnen de organisatie. Je hebt veel contact met collega's, samenwerkingspartners en bestuurders uit de regio.Je weet prioriteiten te stellen, houdt overzicht in een dynamische werkomgeving en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Je werkzaamheden bestaan uit:
- Beheren en coördineren van agenda's van meerdere managers;
- Organiseren van interne en externe vergaderingen en bijeenkomsten;
- Afstemmen van afspraken met collega's, bestuurders en externe relaties;
- Verzorgen van vergaderruimtes, faciliteiten en praktische voorbereidingen;
- Bewaken van actiepunten, deadlines en gemaakte afspraken;
- Verwerken van correspondentie en administratieve documenten;
- Beantwoorden van het centrale telefoonnummer en ontvangen van bezoekers;
- Publiceren van berichten en opstellen van planningen;
- Archiveren en beheren van documenten en informatie.
Over de opdrachtgever
Metropoolregio Eindhoven werkt samen met 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant aan regionale vraagstukken op het gebied van wonen, bereikbaarheid, economie, energie en het landelijk gebied. Binnen het bedrijfsbureau ondersteun je samen met twee collega's het management en lever je een belangrijke bijdrage aan de dagelijkse ondersteuning van de organisatie. Je komt terecht in een professionele omgeving waarin samenwerking, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan.
Wat wij jou bieden
- Een tijdelijke opdracht van 3 maanden met kans op verlenging;
- Startdatum: zo snel mogelijk;
- Een functie voor 24 tot 32 uur per week;
- Een salaris tussen € 2.728 en € 4.596 (op basis van 36 uur) bruto per maand, afhankelijk van je ervaring;
- Inschaling conform functieschaal 7;
- Werken binnen een organisatie met maatschappelijke impact in de regio Eindhoven;
- Een werkplek in het centrum van Eindhoven, goed bereikbaar met het openbaar vervoer;
- Een afwisselende functie met veel verantwoordelijkheid en zelfstandigheid;
- Werken in een betrokken team met korte lijnen;
- Een persoonlijk contactpersoon vanuit Actief Werkt!
Wat wij van jou vragen
- Je beschikt over een relevante mbo-opleiding;
- Je hebt ervaring in een vergelijkbare secretariële functie;
- Je bent organisatorisch sterk en kunt goed prioriteiten stellen;
- Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en contactpersonen;Je communiceert professioneel met zowel collega's als bestuurders;
- Je beheerst de Nederlandse taal goed, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie;
- Je hebt ervaring met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams, Word en Excel;Je maakt nieuwe systemen snel eigen;
- Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en proactief.