Achter ieder succesvol project staat een sterke ondersteuning. In deze functie ben jij de verbindende schakel binnen een groot infrastructureel project dat tot 2031 loopt.Je ondersteunt projectmanagers en projectteamleden bij uiteenlopende organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. Dankzij jouw vooruitziende blik verlopen processen soepel en worden afspraken nagekomen.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Beheren van complexe agenda's van projectmanagers en kernteamleden.
- Organiseren van vergaderingen, projectoverleggen en werkbezoeken.
- Voorbereiden, controleren en verspreiden van vergaderstukken.
- Notuleren van bijeenkomsten en bewaken van actiepunten.
- Ondersteunen bij factuurverwerking, bestellingen en inkoopaanvragen.
- Opstellen van opdrachtbrieven en administratieve documenten.
- Coördineren van facilitaire zaken zoals catering, ruimtes en vervoer.
- Onderhouden van contact met interne en externe stakeholders.
- Signaleren van prioriteiten en ondersteunen bij de dagelijkse planning.
Over de opdrachtgever
Je gaat aan de slag binnen een projectorganisatie die werkt aan de vervanging van een grote afvalwaterzuiveringsinstallatie in de regio Delft. Een project van ruim € 1,1 miljard en een van de grootste investeringen binnen de Nederlandse watersector.
Dit is geen project dat je vaak voorbij ziet komen, dit is namelijk de eerste keer dat zo'n project plaatsvindt. Het project loopt naar verwachting tot 2031 en speelt een belangrijke rol in de manier waarop we in de toekomst afvalwater zuiveren.
Als Managementassistent ondersteun je het kernteam en de projectmanagers die dagelijks werken aan deze uitdagende opgave. Je zit dicht op de besluitvorming, hebt veel contact met verschillende betrokkenen en weet daardoor precies wat er speelt binnen het project.
De sfeer is informeel en collega's weten elkaar gemakkelijk te vinden. Er wordt veel samengewerkt en jouw bijdrage wordt gezien. Juist omdat het project zo groot en complex is, maakt een sterke ondersteuning elke dag het verschil.
Wat wij jou bieden
Je krijgt de kans om jouw ervaring in te zetten binnen een bijzonder project met maatschappelijke impact.
Wij bieden onder andere:
- Salaris tussen € 3.282 tot € 4.200 bruto per maand op basis van 36 uur.
- Een Individueel Keuzebudget van 21% boven op je bruto salaris, bestaande uit 8% vakantiegeld en 13% extra budget.
- Werkweek van 32 tot 36 uur.
- Standplaats Delft.
- Mogelijkheid tot hybride werken en flexibele werktijden
- Een uitdagende functie binnen een meerjarig project.
- Werken met ervaren projectmanagers en vakspecialisten.
- Een professionele en collegiale werkomgeving.
- Volop ruimte om mee te denken over verbeteringen in processen en dienstverlening.
- Kans om ervaring op te doen binnen een toonaangevend project in de watersector.
Wat wij van jou vragen
Voor deze functie zoeken we een managementassistent die zelfstandig werkt, overzicht houdt en snel schakelt tussen verschillende werkzaamheden.
Je brengt het volgende mee:
- Een afgeronde mbo 4-opleiding. Bij voorkeur een opleiding richting Managementassistent, Office Management of Directiesecretaresse.
- Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een projectteam
- Ervaring bij overheidsorganisaties of complexe bestuursorganisaties is een pre
- Ervaring met complex agendabeheer.
- Goede kennis van Microsoft Office en Microsoft Teams.