Receptionist & Servicedeskmedewerker

Ben jij gastvrij, servicegericht en houd je van afwisseling? Kom werken als Receptionist & Servicedeskmedewerker bij de Provincie Noord-Holland

Functieomschrijving

Ben jij gastvrij, servicegericht en houd je van afwisseling? Voor de Provincie Noord-Holland in Haarlem zoeken wij een Receptionist & Servicedeskmedewerker. In deze veelzijdige functie ben je hét aanspreekpunt voor bezoekers, medewerkers en leveranciers en combineer je receptiewerkzaamheden met facilitaire dienstverlening.

Je werkt op drie provincielocaties in Haarlem, die op loopafstand van elkaar liggen en goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer. Op één locatie werk je volledig op de servicedesk. Op de twee andere locaties ben je werkzaam op de receptie, waar je naast receptiewerkzaamheden ook facilitaire meldingen en aanvragen verwerkt. Hierdoor is geen dag hetzelfde.

Wat ga je doen?
Afhankelijk van de planning word je ingezet op de servicedesk of op één van de recepties.

Op de receptielocaties:
Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, medewerkers en leveranciers. Je zorgt voor een warm welkom en ondersteunt tegelijkertijd bij diverse servicedeskwerkzaamheden. Je houdt je onder andere bezig met:

• Ontvangen en aanmelden van bezoekers;

• Uitgeven van bezoekerspassen, medewerkerspassen en sleutels;

• Beantwoorden van telefoongesprekken en e-mails;

• Registreren, behandelen en doorzetten van facilitaire meldingen;

• Beheren en reserveren van vergaderzalen;

• Verwerken van cateringaanvragen;

• Ondersteunen bij vergaderingen en bijeenkomsten;

• Gastheer of gastvrouw zijn voor bezoekers en medewerkers.

Je werkt hierbij nauw samen met de beveiligers van Trigion en op drukke momenten met een hoofdreceptionist.

Op de servicedesklocatie:
Op het servicepunt komen alle facilitaire meldingen en aanvragen binnen. Jij registreert, verwerkt en coördineert deze en zorgt dat ze bij de juiste afdeling of leverancier terechtkomen. Denk hierbij aan:

• Storingen aan koffieautomaten;

• Kapotte verlichting, bureaus of ander meubilair;

• Facilitaire verzoeken van medewerkers;

• Reserveringen van vergaderzalen;

• Cateringaanvragen;

• Aanvragen en aanmaken van toegangspassen;

• Reserveringen van poolauto's;

• Aanvragen van OV-kaarten;

• Bloemenbestellingen;

• Overige facilitaire meldingen via TOPdesk.

Afhankelijk van de bezetting werk je zelfstandig of samen met een collega. Samen met de receptionisten vorm je één team dat elkaar ondersteunt waar nodig.

Daarom wil je deze baan

• Een afwisselende functie waarin hospitality en facilitaire dienstverlening samenkomen;

• Werken voor een maatschappelijke organisatie met zichtbare impact;

• Veel contact met bezoekers, medewerkers en leveranciers;

• Werken op drie verschillende locaties in Haarlem;

• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;

• Een hecht team waarin receptie en servicedesk nauw samenwerken.

Wat je krijgt

Een baan met zekerheid binnen een stabiele organisatie waar aandacht is voor ontwikkeling en persoonlijke groei. Daarnaast kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.600,- en € 3.200,- op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw kennis en ervaring;

• Een dienstverband van 30 tot 35 uur per week;

• Reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer of volledige OV-vergoeding;

• Vakantiegeld en een goede pensioenregeling;

• Toegang tot online trainingen via GoodHabitz;

• Overwerkvergoeding of een tijd-voor-tijdregeling volgens de geldende afspraken;

• Een centrale werkomgeving in Haarlem met provincielocaties die goed bereikbaar zijn met bus en trein.

Wie je bent

Jij bent een gastvrije en flexibele professional die energie krijgt van contact met mensen. Je vindt het leuk om afwisselend op de receptie en servicedesk te werken en schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken. Daarnaast:

• Ben je beschikbaar voor 30 tot 35 uur per week;

• Ben je bij voorkeur vijf dagen per week flexibel inzetbaar tussen 08.00 uur en 18.00 uur;

• Kun je goed zelfstandig werken, maar ook samenwerken binnen een team;

• Ben je servicegericht en denk je in oplossingen;

• Heb je ervaring met administratieve werkzaamheden;

• Ben je digitaal vaardig en werk je gemakkelijk met Outlook;

• Heb je bij voorkeur ervaring met TOP desk of een vergelijkbaar systeem;

• Spreek en schrijf je uitstekend Nederlands;

• Houd je overzicht en stel je gemakkelijk prioriteiten, ook wanneer meerdere vragen tegelijkertijd binnenkomen.

Ben jij op korte termijn beschikbaar en klaar voor een afwisselende functie waarin hospitality en facilitaire dienstverlening samenkomen? Dan maken wij graag kennis met je! Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Najma Kouch op [klik hier voor het telefoonnummer] of [stuur een e-mail].