Secretaresse: Ervaringsverhalen - Directiesecretaresse/Managementassistent
Ik ben Fleur en vervul de functie van directiesecretaresse/managementassistent. In mijn werk heb ik veel contact met de directie en leidinggevenden en zorg ik ervoor dat de juiste informatie bij de juiste persoon terecht komt. Ik bel veel en word ook veel gebeld door klanten.
Wanneer een klant iemand wilt spreken verbind ik diegene door naar de persoon in kwestie, als de persoon er niet is dan noteer ik de boodschap en zorg ik dat de mogelijkheid er is dat de klant op een ander moment terug kan bellen of zelf gebeld kan worden. Dit is hetzelfde met mailcontact dat in de algemene mailfolder terecht komt.
Wanneer de directie een belangrijke vergadering heeft of wanneer er een klant op bezoek komt, zorg ik er als directiesecretaresse/managementassistent voor dat de agenda’s van alle betrokken personen afgestemd zijn op elkaar. Ik reserveer een ruimte, zorg dat alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn als bijvoorbeeld een projector en dergelijke en dat er genoeg materialen als stoelen en tafels aanwezig zijn.
Het bedrijf moet representatief overkomen, daar ben ik als directiesecretaresse/managementassistent de verantwoordelijke voor.